Kompleksowa obsługa dla wspólnot mieszkaniowych

Zarządzanie nieruchomością wspólną to odpowiedzialne i wymagające zadanie, które wymaga doświadczenia, rzetelności i pełnej transparentności. Współpracując z nami, zyskujesz partnera, który przejmuje pełną odpowiedzialność za prawidłową obsługę administracyjną, finansową i techniczną budynku.

Pełna odpowiedzialność i bezpieczeństwo

Transparentność i kontrola

Więcej informacji Skontaktuj się

Obsługa wspólnot mieszkaniowych – profesjonalna administracja i zarządzanie budynkiem

Życie we wspólnocie mieszkaniowej wiąże się z koniecznością podejmowania decyzji, które dotyczą wszystkich właścicieli lokali jednocześnie – od wysokości zaliczek, przez wybór firmy sprzątającej, po zakres i termin planowanego remontu dachu. Im większy budynek, tym więcej takich decyzji i tym trudniej wypracować porozumienie. Profesjonalna obsługa wspólnot mieszkaniowych prowadzona przez Polską Korporację Nieruchomości przejmuje ciężar codziennej obsługi formalnej, finansowej i technicznej, pozostawiając właścicielom realną kontrolę nad najważniejszymi sprawami wspólnoty.

Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową – pełna odpowiedzialność po stronie zarządcy

Przy wyborze firmy zarządzającej właściciele lokali często pytają o jedno: co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak? Zarządca wspólnoty mieszkaniowej działający w ramach PKNFM ponosi odpowiedzialność za realizowane czynności i prowadzi działalność objętą obowiązkowym ubezpieczeniem OC. Oznacza to, że ewentualne szkody wynikłe z błędów zarządczych nie obciążają bezpośrednio budżetu wspólnoty.

To szczególnie istotne w przypadku wspólnot, które wcześniej zarządzały budynkiem samodzielnie i nie miały jasno określonego podziału odpowiedzialności między członkami zarządu. Powierzenie tej roli licencjonowanemu zarządcy porządkuje tę kwestię formalnie i jednoznacznie.

Drugą stroną tego samego zagadnienia jest dostęp do informacji. Właściciel lokalu nie musi czekać na coroczne zebranie ani składać pisemnych wniosków, aby sprawdzić, jak zarządzana jest jego nieruchomość – dokumentacja wspólnoty jest dostępna na żądanie każdego członka wspólnoty.

Pełna odpowiedzialność i bezpieczeństwo

To my, jako zarządca, przejmujemy pełną odpowiedzialność za czynności realizowane w ramach zleconej usługi. Zgodnie z obowiązującym prawem, posiadamy ubezpieczenie z tytułu prowadzonej działalności zarządzania nieruchomościami.

Transparentność i kontrola

My dbamy o realizację usług, ale Ty masz nad wszystkim kontrolę – zapewniamy czytelność i dostępność informacji o własnych wpłatach dokonywanych na rzecz wspólnoty oraz na cele opłat podstawowych. Ponadto każdy właściciel ma prawo do dokonywania kontroli dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej, będącej w dyspozycji zarządcy.

Na miarę Twoich wymagań i możliwości

Cena zarządzania lokalem jest uzależniona od zakresu świadczonych usług i każdorazowo negocjowana z przedstawicielami danej nieruchomości. Dopasujemy standard usług do Twoich oczekiwań i możliwości.

  • Koszt naszych usług zaczyna się już od 0,40 zł/m² powierzchni nieruchomości. Poznaj pełen pakiet usług i zdecyduj, które z nich sprawdzą się u Ciebie.

Szeroki pakiet usług

Zarządzanie i administrowanie nieruchomościami to nasza specjalność. Zobacz, co oferujemy dla rynku mieszkalnego.

Obsługa bankowo-księgowa – zakres usług

  • Otwarcie rachunku bankowego wspólnoty i dokonywanie rozliczeń przez ten rachunek
  • Wypełnianie deklaracji podatkowych
  • Prowadzenie rozliczeń z dostawcami mediów
  • Prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządzania nieruchomością wspólną z podziałem na Koszty Utrzymania Nieruchomości Wspólnej oraz Fundusz Remontowy
  • Opracowanie sposobu rozliczania dostaw mediów do budynku, przedstawienie propozycji regulaminu rozliczania mediów
  • Pobieranie i rozliczanie z właścicielami zaliczek na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej oraz fundusz remontowy
  • Windykacja należności
  • Lokowanie wolnych środków wspólnoty na lokatach terminowych wspólnoty
  • Przygotowywanie projektów planu gospodarczego
  • Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych wspólnoty
  • Pobieranie i odprowadzanie podatków oraz innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnej
  • Obserwacja i bieżąca analiza zmian stawek usług oraz dostawy mediów, w tym za gaz, energię elektryczną i cieplną, wodę i ścieki oraz regulacja opłat i rozliczeń z tym związanych w oparciu o nawiązane przez wspólnotę umowy
  • Analiza urządzeń w celu ich optymalizacji
  • Tworzenie planów modernizacyjnych i remontowych

E-kartoteka/rachunek bankowy/e-mieszczanin/smartfony

  • Prowadzenie indywidualnych rachunków dla poszczególnych Członków Wspólnoty Mieszkaniowej, które dostępne są on-line (automatyczne księgowanie wpłat w ciągu 24 godzin wraz z możliwością podglądu swojego salda, naliczeń oraz zawiadomień 24 h na dobę)
  • Możliwość pasywnego dostępu do konta bankowego dla każdego Członka Wspólnoty
  • Możliwość aktywnego dostępu do konta bankowego dla Członków Zarządu Wspólnoty
  • Zgłaszanie usterek przez system e-mieszczanin
  • Wirtualna tablica ogłoszeń
  • Możliwość uiszczania zaliczek mobilną aplikacją
  • Możliwość otrzymywania informacji (sms, e-mail) o nowych ogłoszeniach na wirtualnej tablicy, nowych uchwałach i zawiadomieniach o opłatach

Obsługa administracyjna

  • Aktualizowanie wykazu lokali, ich właścicieli i najemców
  • Zapewnienie dostaw usług komunalnych – zawieranie/ewentualnie rozwiązywanie umów oraz wprowadzanie zmian w kwestii dostaw wody, ciepła, prądu oraz wywozu śmieci
  • Zawieranie, zmiany i rozwiązywanie umów ubezpieczenia budynku
  • Dbanie o utrzymanie porządku i czystości w budynku i w obrębie posesji
  • Przygotowywanie, zwoływanie i obsługa zebrań wspólnoty mieszkaniowej
  • Reprezentacja wspólnoty mieszkaniowej przed sądami i organami egzekucyjnymi oraz innymi podmiotami, z którymi wspólnota posiada związek prawny
  • Opracowywanie i opiniowanie treści umów z kontrahentami
  • Opracowywanie treści uchwał i innych aktów prawnych wspólnoty (regulaminy, statuty itp.)
  • Potwierdzanie uprawnień do lokalu, wystawianie zaświadczeń itp.
  • Przygotowywanie projektów planów gospodarczych
  • Wyszukiwanie firm świadczących usługi, negocjowanie cen i warunków umów
  • Dostarczanie właścicielom zawiadomień o wysokości opłat, wynikających z decyzji właścicieli lub innych rozporządzeń prawnych
  • Zabezpieczanie nieruchomości w umowy stałe

Obsługa techniczna – zakres usług

  • Prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego, zgodnie z wymogami prawa budowlanego
  • Przestrzeganie terminów przeprowadzenia obowiązkowych przeglądów technicznych budynku wynikających z prawa budowlanego
  • Wykonywanie obowiązkowych przeglądów ogólnobudowlanych*
  • Wykonywanie obowiązkowych przeglądów gazowych*
  • Zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji budynku
  • Zlecanie i kontrola usuwania awarii i ich skutków
  • Przygotowywanie planów remontowych budynku
  • Wykonywanie kosztorysów inwestorskich i ślepych*
  • Przygotowywanie materiałów przetargowych, wyszukiwanie wykonawców robót, przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów, analiza ofert i materiałów przetargowych
  • Prowadzenie uzgodnień urzędowych, projektowych i wykonawczych z uczestnikami procesu inwestycyjnego, przekazywanie terenu robót, przeprowadzanie odbiorów i analiza kosztów

Pogotowie techniczne 24/7 – zakres usług

  • Utrzymanie w ciągłej gotowości pogotowia technicznego, kompetentnego do usuwania awarii instalacji w następującym zakresie:
  • instalacja wodociągowa (ciepła i zimna woda) – usunięcie wycieków z rurociągów wodnych
  • instalacja kanalizacyjna – usunięcie wycieków z instalacji wewnętrznej, udrożnienie pionów kanalizacyjnych i poziomów w piwnicy, aż do pierwszej studzienki rewizyjnej
  • instalacja gazowa – usunięcie wycieków gazu z wewnętrznej instalacji gazowej nieruchomości wspólnej
  • instalacja centralnego ogrzewania – usunięcie wycieków z instalacji
  • instalacja elektryczna – usunięcie awarii mające na celu zapewnienie dostawy energii elektrycznej do budynku (część wspólna) i do mieszkań
  • Zapewnienie 24-godzinnego dyżuru
  • Wysyłanie dyżurującej brygady technicznej w terminie do 4 godzin od otrzymania zgłoszenia o awarii instalacji
  • Zapewnienie środków transportu, materiałów i sprzętu specjalistycznego niezbędnego do wykonania prac
  • Udostępnianie numeru telefonu, pod który można zgłaszać awarie
  • Prowadzenie kart pracy z wykonywanych czynności
  • Powiadamianie stosownych służb w przypadku, gdy zabezpieczenie awarii przekracza zakres nieruchomości wspólnej.

Administracja wspólnot mieszkaniowych – co obejmuje codzienna obsługa?

Zakres administracji wspólnot mieszkaniowych prowadzonej przez PKNFM wykracza poza standardowe czynności biurowe. Po stronie finansowej firma zajmuje się nie tylko bieżącymi rozliczeniami mediów i zaliczek, lecz także aktywnie analizuje zmiany stawek za gaz, energię elektryczną i cieplną oraz wodę, weryfikując na bieżąco, czy obowiązujące umowy pozostają dla wspólnoty korzystne.

Obsługa administracyjna obejmuje pełne wsparcie formalne – od przygotowywania uchwał i regulaminów, przez organizację zebrań właścicieli, po reprezentację wspólnoty przed sądami i organami egzekucyjnymi. Zarządca wyszukuje też wykonawców, negocjuje warunki umów z kontrahentami i dba o właściwe ubezpieczenie budynku.

Nadzór techniczny i reagowanie na awarie we wspólnocie

Sprawne zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi wymaga też gotowości na sytuacje nieprzewidziane. Budynek starzeje się, instalacje ulegają awariom, a moment ich wystąpienia rzadko kiedy jest wygodny. PKNFM zapewnia stały nadzór techniczny – pilnuje terminów obowiązkowych przeglądów wynikających z prawa budowlanego, prowadzi książkę obiektu i przygotowuje plany remontowe z kosztorysami. W sytuacjach awaryjnych uruchamiane jest całodobowe pogotowie techniczne – awarie można zgłaszać pod dedykowanym numerem telefonu przez całą dobę.

Obsługa wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni – nowoczesne narzędzia dla mieszkańców

Codzienną komunikację między zarządcą a właścicielami lokali ułatwia system e-kartoteka. To narzędzie, które przenosi obsługę wspólnoty do sfery online – właściciel loguje się na własne konto i bez pośredników sprawdza aktualny stan rozliczeń, zgłasza usterkę czy zapoznaje się z nową uchwałą. Powiadomienia o ważnych sprawach przychodzą automatycznie – SMS-em lub e-mailem.

W ramach obsługi wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni PKNFM zapewnia członkom zarządu bezpośredni dostęp do rachunku bankowego. Oznacza to stały wgląd w przepływy finansowe bez oczekiwania na miesięczne raporty czy kontaktu z biurem.

Obsługa dla wspólnot mieszkaniowych

Tak, w ramach obsługi administracyjnej PKNFM reprezentuje wspólnotę przed sądami, organami egzekucyjnymi oraz innymi podmiotami, z którymi wspólnota pozostaje w stosunku prawnym.

Zarządca wyszukuje firmy, negocjuje warunki i przygotowuje materiały przetargowe, jednak decyzja o wyborze wykonawcy i zatwierdzeniu wydatków należy do właścicieli lokali – podejmowana jest w drodze uchwały.

Nie, dostęp do konta możliwy jest przez przeglądarkę internetową oraz mobilną aplikację. System umożliwia też pasywny wgląd w konto bankowe wspólnoty dla każdego członka oraz aktywny dostęp dla członków zarządu.

PKNFM lokuje wolne środki wspólnoty na lokatach terminowych, dbając o to, by pieniądze właścicieli nie traciły na wartości między kolejnymi wydatkami remontowymi lub eksploatacyjnymi.

Tak, w zakres obsługi administracyjnej wchodzi zawieranie, zmiana i rozwiązywanie umów ubezpieczenia budynku, a przy nowych inwestycjach deweloperskich PKNFM dobiera polisę chroniącą interesy zarówno dewelopera, jak i przyszłych mieszkańców.