Wspólnoty mieszkaniowe i deweloperskie powierzają zarządcy budżet, dokumentację techniczną i reprezentację wobec urzędów. Większość firm działa uczciwie, ale zdarzają się przypadki, w których właściciele lokali przez lata nie wiedzą, na co wydawane są ich pieniądze. Ten artykuł pokazuje 10 najczęstszych nieprawidłowości, po których można rozpoznać, że zarządca nieruchomości nie wywiązuje się z obowiązków. Opisujemy też konkretne kroki, jakie ma do dyspozycji wspólnota – łącznie z pozwem przeciwko zarządcy nieruchomości.
1. Mętne sprawozdania finansowe
Pozycje typu „usługi pozostałe” pochłaniające kilkadziesiąt tysięcy złotych bez faktur to pierwszy symptom oszustwa we wspólnocie mieszkaniowej. Rzetelny zarządca prowadzi ewidencję z podziałem na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej i fundusz remontowy.
Obecnie standardem jest, że właściciele mają wgląd w saldo i historię wpłat przez panel online. Jeśli takiego dostępu brak, a zarząd co rok dostaje wyłącznie ogólną tabelkę, może to oznaczać sytuację, w której nierzetelny zarządca wspólnoty mieszkaniowej zasłania się formalnościami.
2. Niejasne przepływy na funduszu remontowym
Fundusz remontowy bywa najbardziej kuszącym celem dla osób działających na granicy prawa. Wśród typowych sygnałów ostrzegawczych wyróżnia się:
- środki wydatkowane bez uchwał właścicieli;
- przelewy do firm powiązanych osobowo z zarządcą;
- saldo funduszu niezgodne z planem gospodarczym.
Każdy członek wspólnoty ma prawo wglądu do rozliczeń i wyciągów bankowych na żądanie. Jeśli zarządca odmawia udostępnienia takich dokumentów, warto zapytać wprost – dlaczego.
3. Zawyżane faktury i fikcyjne przeglądy
Kolejna forma nadużyć to faktury za prace, których nie wykonano, albo wystawione na kwoty daleko powyżej stawek rynkowych.
Przykład: roczny przegląd gazowy w dwudziestomieszkaniowym budynku został rozliczony na kwotę ponad 4 000 zł, choć oferty rynkowe dla podobnych nieruchomości często mieszczą się w przedziale 1 000–2 000 zł.
Bywa też odwrotnie – przegląd był tylko „na papierze”, czyli protokół został podpisany bez wizyty technika w mieszkaniach. Wykrycie wymaga porównania protokołów z faktycznymi wizytami.
4. Brak terminowych przeglądów technicznych
Prawo budowlane wymaga przeglądów rocznych, pięcioletnich, gazowych i kominiarskich. Pominięcie któregokolwiek może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową lub karną, ale przede wszystkim jest potencjalnym zagrożeniem dla mieszkańców – od ryzyka pożarów instalacji po wybuch gazu.
Zarząd wspólnoty powinien co najmniej raz w roku weryfikować, czy książka obiektu budowlanego zawiera aktualne wpisy.
5. Bagatelizowanie zgłoszeń awarii
Jeżeli zarządca nie odbiera telefonu po godzinach pracy biura, obsługuje awarie wodne z kilkudniowym opóźnieniem, a pogotowie techniczne funkcjonuje jedynie jako zapis w umowie, trudno mówić o realnej obsłudze technicznej nieruchomości. W praktyce rynkowej często przyjmuje się całodobowy dyżur oraz reakcję na pilne zgłoszenia w ciągu ok. 4–6 godzin.
Jeśli wspólnota płaci za pogotowie 24/7, a ekipa nie pojawia się w nocy ani w weekend – zarządca nieruchomości nie wywiązuje się z obowiązków umownych.
6. Brak ubezpieczenia OC
Zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami zarządca ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Polisa chroni właścicieli w razie szkody wynikłej np. ze spóźnionej reakcji na awarię czy błędu w rozliczeniach.
Odmowa okazania aktualnego ubezpieczenia to powód do rozważenia zmiany firmy zarządzającej.
7. Manipulowanie zebraniami
Zebrania zwoływane w terminach gwarantujących niską frekwencję (np. w środku dnia pracy, tuż przed świętem), uchwały prezentowane dopiero na miejscu, pomijanie głosów w trybie indywidualnego zbierania podpisów – wszystko to utrudnia właścicielom sprawowanie kontroli.
Każda z tych praktyk może być podstawą zaskarżenia uchwały w trybie art. 25 ustawy o własności lokali. Termin na działanie wynosi sześć tygodni od dnia podjęcia uchwały.
8. Utrudnianie dostępu do dokumentów
Właściciel lokalu ma ustawowe prawo wglądu w dokumentację wspólnoty. Jeżeli zarząd prosi o protokoły czy wyciągi z konta i otrzymuje milczenie, powinien wystosować formalne wezwanie na piśmie.
Dobrze prowadzona wspólnota udostępnia dokumenty przez portal online – dostępny przez całą dobę, bez konieczności kontaktu z biurem.
9. Konflikt interesów
Zlecanie remontów „zaprzyjaźnionej” firmie bez przetargu czy kontraktowanie sprzątania u krewnych to działanie wbrew interesowi wspólnoty. Rzetelny zarządca przedstawia minimum dwie–trzy oferty do każdego większego zlecenia i dokumentuje wybór wykonawcy.
Brak takiej procedury otwiera drogę do zawyżania kosztów, a wspólnota płaci za to najczęściej z własnych zaliczek.
10. Bierność wobec dłużników
Niepokojącym sygnałem jest sytuacja, w której zarządca nie reaguje na zaległości właścicieli i dopuszcza do narastania zadłużenia wobec wspólnoty mieszkaniowej.
Skuteczne działania powinny zaczynać się od upomnienia, następnie obejmować wezwanie do zapłaty, wezwanie przedsądowe, a w razie potrzeby także skierowanie sprawy do sądu i egzekucję komorniczą. Zwlekanie z windykacją może prowadzić do przedawnienia roszczeń, a także pogorszyć płynność finansową wspólnoty.
Co zrobić, gdy zarządca zawodzi?
Wspólnota nie jest bezbronna. W razie dopatrzenia się nieprawidłowości ze strony zarządcy kolejność działań wygląda następująco:
- niezależny audyt finansowy i techniczny;
- pisemne wezwanie zarządcy do usunięcia uchybień z wyznaczonym terminem;
- uchwała o zmianie zarządcy i wypowiedzenie umowy;
- pozew przeciwko zarządcy nieruchomości – najczęściej o odszkodowanie, a przy podejrzeniu przywłaszczenia mienia (art. 284 k.k.) również zawiadomienie prokuratury.
Co do zasady roszczenia majątkowe przedawniają się po sześciu latach (art. 118 k.c.). W przypadku świadczeń okresowych, np. zaliczek, termin przedawnienia wynosi jednak trzy lata, dlatego warto działać bez zbędnej zwłoki.
Aby omówić przejęcie obsługi nieruchomości, zachęcamy do kontaktu PKNFM.
FAQ
Czy jeden właściciel lokalu może samodzielnie złożyć skargę na zarządcę?
Tak. Każdy właściciel może zaskarżyć uchwałę wspólnoty do sądu, wystąpić z wnioskiem o ustanowienie zarządcy przymusowego (art. 26 ustawy o własności lokali) lub złożyć zawiadomienie do prokuratury, jeśli podejrzewa popełnienie przestępstwa. Nie musi czekać na zgodę pozostałych właścicieli ani działać za pośrednictwem zarządu.
Czy zarządca odpowiada za długi wspólnoty wobec dostawców mediów?
Nie bezpośrednio. Stroną umów z dostawcami jest wspólnota, nie zarządca. Jeśli jednak zaległości wobec dostawców powstały wskutek zaniedbań zarządcy (np. nieterminowego przekazywania zaliczek), wspólnota może dochodzić odszkodowania od zarządcy na drodze cywilnej.
Co zrobić, gdy nowy zarządca nie może uzyskać dokumentacji od poprzedniego?
Były zarządca ma obowiązek wydać całą dokumentację niezwłocznie po zakończeniu umowy. Odmowa lub przewlekanie przekazania dokumentacji może stanowić podstawę do wystąpienia na drogę sądową w celu zabezpieczenia dokumentów lub ich wydania.
